Tilausten hallinta
Tilausten hallintaan sisältyy Miles ERP:ssä paljon muutakin kuin toimialakohtaiset tilauslomakkeet ja sähköposti- ja tekstiviestivahvistukset asiakkaille. Järjestelmässä on laaja työkalupakki tilausten luontiin, tuontiin ja käsittelyyn sekä tilauksiin liittyvien sääntöjen määrittämiseen.
Miles ERP hoitaa kuljetustilauksesi, olivatpa ne melkein mitä tahansa. Yksittäistä tilausta voidaan käsitellä monin tavoin: se voidaan jakaa osiin, yhdistää toiseen tilaukseen, resursoida useammalle autolle tai siitä voidaan muodostaa vaikkapa tavarankuljetusketju noutoineen ja jakeluineen.
Tilaustyypit
Ohjelmisto tarjoaa tilaustenkäsittelyyn joukon valmiita tilaustyyppejä eli liiketoimintakohtaisia malleja, joilla tilauksen käsittelyä ohjataan läpi järjestelmän – tarjouspyynnöstä aina laskutukseen saakka. Esimerkiksi seuraavanlaisia kuljetuksia varten järjestelmässä on omat tilaustyyppinsä:
Henkilöliikenteessä
- tilausajot
- linjaliikenne
- edunmaksajien ajot (esim. KELA)
- heti-tilaukset
- keräilyt ja jakelut
- koulukuljetukset
- potilaskuljetukset
- ruoka- ja muut pientavarakuljetukset
Tavaraliikenteessä
- tilauskuljetukset
- sopimuskuljetukset
- noudot ja jakelut
- runkokuljetukset
- vaihtolavakuljetukset
- erikoiskuljetukset
Voit muokata olemassa olevia tilaustyyppejä yrityksesi tarpeiden mukaisiksi ja lisätä järjestelmääsi rajattomasti uusia tilaustyyppejä. Ne voivat olla yleisiä, kaikille asiakkaille tarkoitettuja, tai asiakaskohtaisia.
Tilaustenkäsittelyn täsmäaseet
Tilauksen kirjaamisessa apunasi on monia helppokäyttötoimintoja, kuten osoitetiedot täydentävä katurekisteri, tehokas asiakasrekisterin haku ja kohteessaoloajan automaattisyöttö. Tilausten luontia ja tuontia järjestelmään vauhdittavat myös seuraavat työkalut:
Toistuvien tilausten massatoiminto
- voit tallentaa toistuvia tilauksia vakiotilausmalleiksi, joiden avulla luot nopeasti suuren määrän uusia tilauksia pitkällekin ajalle
- yksittäiseen vakiotilausmalliin voidaan kaikkien tilaukseen tavallisestikin kuuluvien tietojen lisäksi sisällyttää erittäin tarkka toistoaikataulu: mallin pohjalta voit siis luoda vaikkapa kolmeksi kuukaudeksi eteenpäin tilauksen, joka toistuu joka toinen viikko tiistaisin ja torstaisin paitsi tiettyinä pyhäpäivinä
- toiminto on huomattavan tehokas ajansäästäjä, sillä vakiotilausmalleja voidaan tallentaa järjestelmään rajattomasti ja niistä kaikista voidaan kerralla luoda tilaukset halutulle ajanjaksolle
- mikäli malleihin tulee muutoksia kesken jakson, toiminto voidaan tarvittaessa suorittaa samalle ajanjaksolle uudestaan
- vakiotilauksista on apua myös ajosarjojen suunnittelussa
Nettitarjouspyyntö ja -tilaus
- asiakkaasi voivat jättää tarjouspyynnöt ja tilaukset nettiselaimellaan
- asiakas voi hyväksyä tarjouksen ja joissakin tapauksissa tarvittaessa myös perua tilauksen lähettämäsi linkin kautta
- taksiliikenteen heti-tilauksissa asiakas voidaan paikantaa, ja tilausta voidaan tarjota lähimmän auton hoidettavaksi automaattisesti
- voit tarvittaessa rajoittaa nettilomakkeiden käytön vain käyttäjätunnuksilla tunnistautuville asiakkaille
Tuonti tiedostosta
- tilaukset saadaan tuotua järjestelmään EDI/XML- tai CSV-tiedostosta
Tuonti ja vienti rajapinnan kautta
- tilauksia voidaan tuoda ja viedä Miles ERP:n ja ulkoisten järjestelmien välillä esimerkiksi WebService-rajapinnan avulla
- käyttökohteita ovat esimerkiksi kumppaniyrityksenne ERP tai oma matkojen vähittäismyyntijärjestelmänne
Puhelinkeskusintegraatio
- liittymä puhelinkeskukseen mahdollistaa asiakkaan tunnistamisen ja puhelun poiminnan
Automaattiset tarkistukset
Jo kirjaamisvaiheessa tilaukselle voidaan syöttää kaikki sen suorittamiseen tarvittava tieto ilman että resursoinnin tarkkuudesta joudutaan tinkimään: voit tarvittaessa napin painalluksella etsiä tilaukselle lähimmän auton ja sopivan kuljettajan.
Järjestelmä pitää huolen, etteivät yrityksesi kokonaiskuljetuskapasiteetti tai kuljettajan työehtosopimuksen saati tilausten välisen siirtymäajan asettamat rajoitteet ylity uuden tilauksen myötä. Rajoitukset on kuitenkin mahdollista myös ohittaa, jotta resurssitilanne voidaan tilauksen kirjaamisen jälkeen hoitaa kuntoon ajojärjestelyn ja työvuorosuunnittelun puolella.
Tilausten jälkikäsittely ja lisäohjeistukset
Kuljettajat ja tilaustenkäsittelijät voivat tallentaa tilaukseen sen käsittelyyn liittyviä lisäohjeistuksia, jotka näkyvät vain henkilökunnalle. Nämä lisätiedot kulkevat läpi koko tilauksen elinkaaren ja auttavat viestimään yrityksen sisällä kyseiseen tilaukseen liittyvistä poikkeustilanteista ja -käytännöistä – esimerkiksi laskutuksessa huomioitavista asioista.
Miles ERP tukee toimintamallia, jossa esihenkilö hyväksyy tilausten toteumat manuaalisesti, jonka jälkeen tilaukset siirtyvät laskutukseen. Toiminto on mahdollista suorittaa kaikille tilauksille kerralla ja tarvittaessa myös automatisoida niin, että järjestelmä merkitsee tietyntyyppiset tilaukset hyväksytyiksi niiden toteuduttua.
Toteutunut tilaus voidaan hinnoitella asiakkaan kuljetussopimuksen mukaisesti automaattisesti samalla, kun sen toteuma hyväksytään.